Όταν γίνεται λόγος για εμπορικό πρόγραμμα ή εφαρμογή, αναφερόμαστε στο λογισμικό εκείνο που επιτρέπει τη διαχείριση της επιχείρησης μέσα από πλήθος λειτουργιών σε μία κοινή βάση δεδομένων. Κάθε εμπορικό πρόγραμμα έχει τα δικά του χαρακτηριστικά, αλλά σε γενικές γραμμές συμφωνούν ως προς τα παρακάτω:
- Οργάνωση πελατών-προμηθευτών
- Καταγραφή-παρακολούθηση αποθήκης
- Έκδοση παραστατικών
- Εικόνα επιχείρησης
Έρευνες σχετικά με την εισαγωγή και χρήση ERP (Enterprise Resource Planning) συστημάτων από τις Ελληνικές επιχειρήσεις δείχνουν μία ανοδική πορεία, αν και ακόμα το επίπεδο αξιοποίησής τους είναι χαμηλό σε σχέση με τον Ευρωπαϊκό μέσον όρο. Αυτό βέβαια δεν αποτελεί έκπληξη για τα Ελληνικά δεδομένα, αφού ως λαός συνηθίζουμε να ακολουθούμε τις εξελίξεις παρά να τις δημιουργούμε. Ας δούμε, λοιπόν, τι εξασφαλίζει η χρήση ενός εμπορικού προγράμματος και για ποιόν λόγο αποτελεί απαραίτητο εργαλείο για κάθε επιχείρηση.
Γιατί να χρησιμοποιήσω ένα εμπορικό πρόγραμμα;
Εξοικονόμηση χρημάτων
Αν και ακούγεται σχήμα οξύμωρον, η αλήθεια είναι πως ένα εμπορικό πρόγραμμα μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα για την επιχείρηση. Η αξιοποίηση της οργάνωσης και των αυτοματοποιημένων λύσεων που προσφέρονται μέσα από ένα εμπορικό πρόγραμμα πολύ σύντομα θα αποσβέσουν το κόστος της αρχικής αγοράς και του χρόνου προσαρμογής και εκπαίδευσης στα νέα δεδομένα λειτουργίας μίας επιχείρησης.
Εικόνα επιχείρησης ανά πάσα στιγμή
Πολύ εύκολα και απλά, οποιαδήποτε χρονική στιγμή, μπορεί κανείς να έχει πλήρη εικόνα της επιχείρησής του. Με το πάτημα ενός κουμπιού, μπορεί για παράδειγμα να εκτυπώσει οικονομικές αναφορές (τα έσοδα του τελευταίου μήνα, σύγκριση με προηγούμενο έτος, υπόλοιπα πελατών-προμηθευτών κτλ.), στατιστικές αναφορές (ποια είδη παρουσιάζουν τις μεγαλύτερες πωλήσεις, πότε έχει η επιχείρηση τη μεγαλύτερη αγοραστική κίνηση κτλ.), αναφορές ειδών αποθήκης (πόσα τεμάχια από το συγκεκριμένο είδος υπάρχουν στην αποθήκη, από ποιόν προμηθευτή και πότε αγοράστηκε ένα είδος κτλ.) και πολλά ακόμη. Η άμεση πρόσβαση σε αυτές τις αναφορές προσφέρει ευελιξία και ταχύτητα κινήσεων στον επιχειρηματία, ώστε να βελτιώσει την κατάσταση της επιχείρησής του όσο το δυνατόν συντομότερα.
Αύξηση της αποδοτικότητας του προσωπικού
Η αυτοματοποίηση καθημερινών ή επαναλαμβανόμενων ενεργειών, όπως η έκδοση παραστατικών, η τιμολόγηση νέων εμπορευμάτων και η απογραφή αποθήκης, εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο από το προσωπικό μίας επιχείρησης. Όταν όλα γίνονται γρήγορα και εύκολα, ο χρόνος που απομένει αξιοποιείται δημιουργικά. Η απόδοση των υπαλλήλων μπορεί επίσης να αυξηθεί από την επιβράβευσή τους (π.χ. καλύτερος πωλητής του μήνα, περισσότερες συστάσεις) βάσει κριτηρίων που αποφασίζει ο επιχειρηματίας.
Πιο χαρούμενοι πελάτες
Όταν η εξυπηρέτηση των πελατών γίνεται άμεσα και αποτελεσματικά, αυτό συμβάλλει στην ικανοποίησή τους. Κανείς δεν θέλει να περιμένει ώρα για να εξυπηρετηθεί είτε γιατί έχει ουρά στο ταμείο είτε γιατί ο πωλητής ψάχνει αν υπάρχει το συγκεκριμένο προϊόν στην αποθήκη. Επίσης, η επιχείρηση μπορεί να δείξει την ευγνωμοσύνη της σε αφοσιωμένους πελάτες της με δωροεπιταγές, εκπτώσεις και δώρα. Όλα αυτά είναι εφικτά μέσα από το CRM που πολλά προγράμματα υποστηρίζουν.
Απροβλημάτιστη λειτουργία του προγράμματος
Οι κατασκευαστές εμπορικών προγραμμάτων εξειδικεύονται σε κάποιους κλάδους επιχειρήσεων, ενσωματώνοντας στην εφαρμογή όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά που χρειάζεται το συγκεκριμένο είδος επιχείρησης. Το πρόγραμμα αναβαθμίζεται ανά τακτά χρονικά διαστήματα, επιλύοντας αδυναμίες, προσθέτοντας επιλογές και προβαίνοντας σε όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις σύμφωνα με τις αλλαγές στο φορολογικό καθεστώς. Οι αναβαθμίσεις αυτές, καθώς επίσης και η τεχνική υποστήριξη περιλαμβάνονται συνήθως σε ένα συμβόλαιο στήριξης που ανανεώνεται σε ετήσια βάση.
Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα για την μηχανοργάνωση της δικής σας επιχείρησης, ποιο εμπορικό πρόγραμμα είναι το καταλληλότερο για εσάς και πόσο κοστίζει, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το τμήμα πωλήσεων.